【工作流程最佳管理力篇】
※工作流程思考
工作流程的管理重點在於，以最少的時間和勞力提出「最大的成果」
所謂「流程」，就是在有限的時間裡省去徒勞，提出最大成果的方法和步驟。
事前計劃最重要的是明確勾勒出目標的樣貌，以逆推思考擬定計畫。
藉由設定目標和製作路徑圖，通往未來的路程和和此刻當下該做的事就能為自己導航。
先做「有人在等的工作」讓後續處理順利進展。
工作的八成成果以兩成的時間和勞力完成，剩下的兩成工作花八成的時間和勞力來做到完美。
1不要追求完美，先以「完成」為目標
2.目標的設定不要在重質，而是在輸出的量與時間
鳥瞰>以較長期的展望來管理進度(管理大型專案或檢定考試(1-3個月)
蟲眼>把應做事項列出來做成清單再依序完成(處理一日工作
<養成確認進度的習慣
覺得「好忙」的時候，可以將工作分類以冷靜下來
JDI(just do it)現在應該馬上動手
PEN(pending)不用今天做也沒關係
REG(regular)例行工作
PRO(project)必須持續進行的工作
ZAT(雜事)有空再做也無妨
3.留點餘力檢視工作
※時間管理
遵守期限的時間管理重點
1.資訊一元化(管理工具不要分散)
2.時間的可視化(標註期限日)
3.鬧鈴化(提醒自己別忽略其他工作)
可以先準備好「空檔時間專用的工作清單」
預防沒有期限的工作拖延
1.設定自己的期限
2.紀錄處理所需要的時間
※架構化
所謂「架構化」，就是不管何時、什麼人、做幾次，這工作都會自動地進行下去，確實提出成果。(所以就是SOP吧)
事務型的工作「例行化」，決定好時間就自動開始一口氣處理完畢。
事務型的工作=確認工作清單、查閱郵件、確認預約並打電話等等
可以設定90分鐘為一個段落，一邊計時一邊開始集中精神工作，等告一個段落再休息10分鐘。
終結虛耗的會議
主題：這場會議是關於時麼事情
種類：這場會議中要做什麼事情
準備：參加者事先應該準備什麼事
啟動工作模式的引擎：總之先動手做做看
1只做一件工作
2只做剛開始的地方
3做看看自己辦得到的事
4只做五分鐘
※以效率化縮短時間
統一處理同類工作可以加快速度
兩分鐘內能讀完的文章喚起對方的閱讀意願
利用「商學理論」加快解決問題的速度
計畫(PLAN)>實行(DO)>檢討(CHECK)>改善(ACTION)
自己回應的速度快，對方也會跟著變快。
以「逆謊報」降低期待值，製造驚喜的效果(要小心使用)
人對於自己的言行舉止(說到做到)，具有保持一貫的心理傾向。所以可以利用「一貫法則」讓自己變身為「工作很有效率的人」。
※程序的社交術
以 商量→聯絡→報告 的順序來解決問題
以 課題→對策→展望 的順序來說話(引導到自己想要的結論)
分階段出示工作成果讓上司參與工作確認，一邊修改小失誤逐步提升最終成果的品質。
請別人代勞時把工作方法予以可視化：要詳細說明平常自己做這工作時「用什麼方法和步驟」「該注意什麼」再交辦。
想在開會時讓提案順利通過，要先「打通關」
向關鍵人物(通常是管理階層)以「請教」的手法進行事前說明，記得要一對一避免被他人想法干預。(例如在廁所巧遇)
簡單概略的傳達「我要提案這樣的事」即可，遇到反對意見也要說「謝謝，會參考意見，希望幫忙。(讓對方覺得你有聽進去)
成為受信賴的人：由你先付出
行為不構成自己的利益，但對他人明確有利。
對他人引介自己認識的第三人。
2017/01/10
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